Universitetene har avsluttet samarbeidet om et felles digitalt forvaltningssystem for universitetsmuseenes samlinger (MUSIT-samarbeidet). Webportalen inn til samlingene, UniMus-portalen, er avviklet i den formen den hadde, og gjort om til en betaversjon.
Gjennom samarbeid mellom universitetsmuseene blir det fortsatt felles nasjonale databaser og forvaltningssystemer for samlingene. Nytt er at det blir satset på én felles løsning for de naturhistoriske samlingene, og én for de kulturhistoriske.
Til å finne løsninger for å publisere og formidle samlingene, må imidlertid hvert museum finne sin egen vei.
På grunnlag av undersøkelsene og anbefalingene til en arbeidsgruppe ved universitetsmuseene, leverte en koordineringsgruppe for MUSIT i august 2020 en anbefaling om at «universitetsmuseene inngår et samarbeid med Kultur-IT om tilgjengeliggjøring av museenes kulturhistoriske samlinger i DigitaltMuseum.»
– Når bredere ut
Til nå er Arkeologisk museum i Stavanger det eneste museet som har fulgt denne anbefalingen. De har vært på DigitaltMuseum siden desember. Museet er så langt fornøyde, selv om en del av fagfolkene savner den gamle løsningen, sier direktør Ole Madsen.
– Vi jobber for å få mer info om kontekster og kataloger tilgjengelig via Digitalt Museum, men dette vil vi i så fall gjøre i samarbeid med flere universitetsmuseer, som vi håper er på vei inn, sier han.
Madsen mener de når bredere ut enn tidligere.
– Vi får samhandlet med interesserte på en helt annen måte. For eksempel får vi ukentlig mailer og kommentarer om oppklaringer og supplement til innholdet i fotobasen. Vi er også fornøyd med at vi får illustrert flere av objektene våre i 3D, dette er også en løsning som vil videreutvikles, sier han.
Intensjonsavtale
De andre universitetsmuseene vurderer hvordan samlingene heretter skal formidles. Universitetsmuseet i Bergen har imidlertid inngått en intensjonsavtale med Kultur-IT for publisering av museets kulturhistoriske samlinger på DigitaltMuseum.
– Vi ønsker jo å få formidlet samlingene på best mulig måte, men trengte litt lengre tid enn de gjorde i Stavanger. Vi ser blant annet på hvordan det er med søkefunksjoner og metadata og hva kostnadene vil være. Vi må også stille oss slik at de ulike forvaltningsorganene og forskerne vil ha god bruk for oss, ikke bare det brede lag, sier direktør Henrik von Achen.
– Det fine med digitaltmuseum.no er at det er nasjonal løsning, og vi vet jo at tiden for de hjemmesnekrede løsningene er forbi, sier han.
Snur alle steiner
Ved Kulturhistorisk Museum i Oslo (KHM) har de satt ned en arbeidsgruppe for å kartlegge hvilke behov museet har for tilgjengeliggjøring og hva slags løsning som vil fylle disse best.
– Vi er opptatt av å se både på hvordan vi kan formidle bredt, og hvilke behov ulike brukere har. Vi undersøker hvordan DigitaltMuseum vil dekke våre behov, men vi ser også på om det finnes andre alternativer, sier Ingrid Louise Flatval, seksjonsleder for samlingsforvaltning ved KHM.
I dette vakuumet er samlingene likevel tilgjengelige på en midlertidig portal for universitetsmuseenes kulturhistoriske samlinger: www.unimus.no/portal.
– Denne har svært begrenset funksjonalitet, og er å anse som en prøveversjon. Hvorvidt vi ønsker å satse videre på løsningen er en del av det vurderingsarbeidet som nå gjøres, forteller Flatval.
Database- og samlingsutvikling
Mens universitetsmuseene jobber individuelt med samlingsformidlingen, har de fått på plass en ny samarbeidsavtale for å videreføre en felles løsning for de kulturhistoriske samlingsdatabasene. USIT står, som tidligere, for den tekniske utviklingen, og Kulturhistorisk museum i Oslo har prosjektlederansvaret.
– Den tekniske plattformen har vært for dårlig, så gjennom dette prosjektet skal de kulturhistoriske samlingene migreres over til en ny, web-basert plattform, sier Flatval.
Prosjektet er treårig og heter UniMus;Kultur (UMK). Museene har også satt av en pott til drift av de gamle databasene inntil ny plattform og database er på plass.
– I løpet av 2023 skal alt det kulturhistoriske materialet være ferdig migrert til den nye plattformen, sier Flatval.
Hun understreker at det brukes åpne API-er og at alt tilrettelegges for at dataene kan brukes på ulike måter og publiseres på ulike plattformer. Dette er også understreket i stortingsmeldinga «Museum og samfunn: Tillit, ting og tid» som kom i mars:
«Ubunde av kva system eit museum måtte velja internt, vil det framover stillast større krav til at det samspelar med omverda på ein måte som gjer at museet sine samlingar kan presenterast på til dømes Digitalt-Museum. Slik kan på sikt samlingane frå heile landet, og ulike kulturhistoriske fagområde, verta tilgjengelege for publikum på same plattform.» (s. 75)
En todelt vei
De naturhistoriske samlingene har aldri vært publisert på formidlingsportalen UniMus. I stedet har de hatt tette samarbeid med blant annet Artsdatabanken og den internasjonale formidlingsstrukturen for biologisk materiale GBIF (Global Biodiversity Information Facility). De har likefullt vært en del av MUSIT-samarbeidet. Med avviklingen av dette, har de en avtale med USIT om at dataene fortsatt ligger der og kan høstes fra, fram til de får på plass et annet system. For universitetsmuseene har også gått sammen om å etablere et eget forprosjekt for digital forvaltning av de naturhistoriske samlingene.
– Selv om eierne av MUSIT ikke ønsket å videreføre tiltaket i den formen det har hatt, ønsker museene likevel å videreføre samarbeid om den digitale samlingsforvaltningen. Så har de landet på at de vil ha ett samarbeid for den kulturhistoriske og ett for den naturhistoriske. Det er altså fortsatt snakk om felles nasjonale løsninger, men man har funnet ut at det er bedre og mer framtidsrettet å ha en todelt vei videre, sier Solveig Bakken. Hun er forsknings- og samlingssjef ved NTNU Vitenskapsmuseet.
– Hvorfor kan dere ikke bruke det samme systemet?
– Mens vi mener at det antakelig finnes kommersielle eller andre ferdigutviklede system vi kan bruke for de naturhistoriske samlingene, har man for kultursiden heller valgt å fortsette å videreutvikle løsninger selv, med USIT som leverandør, sier Bakken.
Det er NTNU som har fått prosjektlederansvaret for de naturhistoriske samlingene.
– Prosjektet skal kartlegge og teste ut om det finnes eksisterende løsninger som kan dekke disse samlingenes behov for et samlingsforvaltningssystem, sier Bakken.
Musit, UniMus og Usit
MUSIT-samarbeidet ble opprettet i 2007 og avsluttet i 2021. Det var et samarbeidstiltak mellom universitetene om å utvikle, vedlikeholde og drifte felles databaser for universitetsmuseenes samlinger. Universitetenes IT-organisasjon USIT har stått for den tekniske utviklingen av samlingsdatabaser og forvaltningssystemer.
De kulturhistoriske samlingene har tilgjengeliggjort sine samlinger digitalt gjennom UniMus-portalen, en forlengelse av MUSIT. UniMus-portalen ble avviklet i desember i fjor, mens MUSIT-samarbeidet ble formelt avsluttet i februar i år.
Nedleggelsene skjedde i kjølvannet av en evalueringsrapport gjennomført av Deloitte i 2019. Denne avdekket manglende tillit mellom MUSIT som bestiller og USIT som leverandør, for liten vekt på tilgjengeliggjøring av samlingene og manglende profesjonalitet både på bestiller- og leverandørsiden.
Samtidig var UniMus-portalen bygd på et utdatert operativsystem og noen av sidene var i flash. MUSITs styre bestemte i april 2020 at oppdatering, videre utvikling og drift av UniMus lå utenfor MUSITs mandat og de økonomiske rammene. Da UniMus-portalen derfor ble avviklet i desember 2020, overtok universitetsmuseene selv ansvaret for å etablere portalløsninger for samlingene sine.
Artikkelen er hentet fra papirutgaven av Museumsnytt (nr. 2-2021). Kontakt redaksjonen for abonnement til kr. 300,- pr år.
